Quick Guide til Opkrævninger via E-conomic.

BEMÆRK... Menuerne i E-conomic ændrer sig engang imellem, og der kan også være forskel på hvilke menuer den enkelte klub har i E-conomic. Denne Quick Guide er vejledende med forbehold for ændringer i menuer mm. i E-conomic.

1. Medlemmer meldes ud eller flyttes til de korrekte fakturagrupper (Junior til Ungsenior, aktiv til passiv osv.)
   
   
2. Opdatér eksisterende skabeloner (KLUB -> ØKONOMI -> SKABELONER) med tekst, beløb og dato. Opret evt. Nye skabeloner. Husk at forfaldsdato er skal være ens og over et månedsskifte, for at PBS kan kræve op samlet.
   Vi anbefaler denne opsætning af betalingsbetingelser i GolfBox.
   
   
   
3. Generér betalingerne i de skabeloner som skal opkræves. Dette skal gøres 1 efter 1. Evt. Ændringer af beløb på enkelte medlemmer kan nu rettes til. Dette gøres på fanebladet Økonomi inde på hver enkelt medlem.
   
   
4. Når alle skabeloner er genereret, bør du tjekke om alle er blevet faktureret.
   Klik på UDESTÅENDE
   Klik på knappen IKKE FAKTUREREDE
   Gennemgå listen i Excel. Er der medlemmer der skulle have været faktureret, må du finde ud af hvorfor de ikke er blevet det.
   
   
5. Før der eksporteres til e-conomic er det VIGTIGT at tjekke om e-conomic er klar til importen.
   Først skal du tjekke om området Igangværende faktura er tomt. Her bør du ikke have nogle faktura liggende, da de kan blande sig med dem der kommer fra GolfBox og risikoen for at de bliver bogført og sendt med til PBS er stor. Så slet eller bogfør det der måtte være der.
   Tjek at der IKKE står noget i søgefeltet.
   Er der fakturakladder, så bogfør eller slet dem.
   
   
   
   
6. Hop tilbage til GolfBox.
   Når alle er faktureret klik ind på Eksporter. Udskriv denne side med CTRL + P
   
   
7. Eksporter betalingerne til E-conomic
   Gå til KLUB -> ØKONOMI -> EKSPORTER
   Vælg Eksporter, Klargør og Start
   
   Hvis eksporten fejler eller ikke alle linjer er eksporteret, er det typisk to ting du skal kigge på
   Enten er det fakturaadressen på medlemmet der ikke er korrekt elelr også er debitornumret på medlemmet forket. Det må kun være det medlemsnummer. Ikke klubnummer og bindestreg.
   
   
8. Filerne bliver nu læst ind i IGANGVÆRENDE FAKTURAER (under FAKTURA). Opkrævninger med samme forfalds dato bliver samlet på 1 faktura. Dette kan tage et stykke tid. Alle debitorer bliver oprettet samtidig med oprettelse af fakturaer.
   Tjek at summen i kassekladen er lig med summen i GolfBox.
   
   
9. VIGTIGT:
   Sorter i fakturanummer orden.
   Noter første og sidste fakturanummer
   Dem skal du bruge når PBS filen skal udlæses.
10. GEM filen IGANGVÆRENDE FAKTURAER (dette bruges som kassekladde - Valgfrit).
    
    
11. Bogfør alle fakturaer
    VIGTIGT
    Undlade at ændre fakturadatoen i bogføringsvinduet - fjern hakket
    Vis ikke faktura - fjern hakket
    Vælg KUN BOGFØR, hvis du efterfølgende vil sende opkrævningerne via PBS.
    
    
12. Gå til PBS og dan PBS filen 
    Brug de to fakturanumre du skrev ned i punkt 9, som søgekriterie.
    Tjek at sumtallet stadig matcher tallet i GolfBox.
    Hvis der er en difference kan det skyldes at du har medlemmer der bor i udlandet.
    Faktura til disse medlemmer kan ikke sendes til PBS.
    
    
13. Gem PBS filen på PC’en.
    
    
14. Log på MasterCard Connect - https://www.mastercardconnect.com/-/sign-in  
    Se support for MasterCard Connect - https://www.mastercardconnect.com/-/faq 
    
    
15. Send PBS fil til Betalingsservice via MasterCard Connect.
    
    
16. Afvent fil om at betaling er accepteret. Når filen er accepteret er opkrævningerne fuldført.