Grupper

I GolfBox findes der 3 forskellige typer af grupper; faktura-, statiske og dynamiske grupper. Fælles for alle grupper er at de kan søges frem i forskellige medlemssøgninger og kan bruges i forbindelse med eksempelvis tidsbestillingsregler, kommunikation mm.

I marts 2021 blev der afholdt er online kursus om brugen af grupper. Kurset blev optaget og kan ses nedenfor som supplement til denne vejledning.

FAKTURAGRUPPER

Grupper af denne type oprettes af den enkelte klub og regnes som klubbens kontingentkategorier. Det er dem man typisk bruger til fakturering af kontingent, og de kan også bruges til at styre klubbens bookingregler. Hver klub kan oprette så mange fakturagrupper den har lyst til, men hvert medlem kan kun tilhøre én fakturagruppe.

STATISKE GRUPPER

Grupper af denne type er ligeledes klubspecifikke og oprettes af den enkelte klub. En statisk gruppe er alle former for grupperinger en klub ønsker at lave blandt sine medlemmer. Hver klub kan oprette så mange statiske grupper den har lyst til, og hvert medlem kan tilhøre et ubegrænset antal statiske grupper. Det kunne eksempelvis være en gruppe for klubbens forskellige udvalg, klubber i klubben og/eller tilmeldte til PBS.

DYNAMISKE GRUPPER

Disse grupper er systemgrupper som opdateres automatisk i forhold til medlemsdata. Eksempelvis kommer alle medlemmer, som har registreret en e-mailadresse, automatisk med i den dynamiske gruppe ”E-mail: ja”, ligesom alle mænd automatisk er med i den dynamiske gruppe ”Mænd”.

SÅDAN GØR DU:

For at benytte gruppefunktionen i GolfBox, skal du have rettigheder til ”Grupper” under ”Medlem”. Rettigheder kan gives til dig af en administrator i klubben som har rettighed til at tildele rettigheder til andre. Tildeling af rettigheder sker i menuen [KLUB] - [Rettigheder].

SE EKSISTERENDE GRUPPER OG OPRET NY GRUPPE

• Klik på fanebladet [MEDLEMMER] [1] i administrationsmodulet og derefter på [Grupper] [2] i menuen i venstre side
• Over grupperne, i drop down menuen [Vælg type] [3], kan du vælge hvilken type gruppe du vil have vist. Nu kan du se alle de eksisterende grupper, og i faktura- og statiske grupper kan du ligeledes se hvor mange medlemmer der er i de enkelte grupper.
• For at oprette en ny gruppe klikker du på [OPRET NY] [4] i bunden af siden.

 

• Skriv det navn du vil kalde din gruppe i feltet [Gruppenavn] [5] og sæt flueben ud for [Opret som fakturagruppe] [6], såfremt til gruppe skal være en fakturagruppe. Hvis du ikke sætter flueben, vil din gruppe blive oprettet som statisk gruppe.
• Klik på [NÆSTE] i bunden for at oprette gruppen.

REDIGERE GRUPPE

Hvis man klikker ind på en gruppe, har man mulighed for at gøre forskellige ting

• Man kan søge medlemmerne af gruppen ud ved at klikke på [GÅ TIL PROFIL] [7]. Så laves der en medlemssøgning, på samme måde som hvis man søger under fanen [MEDLEMMER].
• Man kan lave forskellige standard rapporter baseret på gruppens medlemmer ved at vælge hvilken rapport man ønsker i drop down listen og klikke på [GÅ TIL RAPPORT] [8].
• Man kan ændre gruppens navn [9] (ikke dynamiske grupper).
• Man kan give andre klubber adgang til at se denne gruppes navn ved at vælge klubberne på klublisten [10]. Denne funktion benyttes eksempelvis ved fritspilsaftaler mellem forskellige klubber i forbindelse med opsætning af ressourceregler.
• Man kan slette enkelte medlemmer i en gruppe ved at klikke på skraldespanden ud for navnet [11] (kun statiske grupper).
• Man kan også tilføje nye medlemmer til gruppen ved at klikke på [TILFØJ GRUPPEMEDLEM] [12], og så søge og tilføje medlemmer (kun statiske grupper).

BEMÆRK… Når man har redigeret en gruppe skal man altid huske at klikke på [OPDATÉR] [13] i bunden af siden, ellers gemmes ændringerne ikke.

SLETTE GRUPPE

Man sletter en gruppe ved at klikke på skraldespanden ud for den pågældende gruppe i gruppeoversigten. For at slette en gruppe igen er det dog nødvendigt at gruppen er tom for medlemmer.

En dynamisk gruppe forsvinder selv når der ikke er nogen medlemmer i den, og medlemmerne i en fakturagruppe skal fjernes på selve medlemsprofilerne ved at skifte deres fakturagruppe til en anden.

I statiske grupper kan man fjerne medlemmerne inde på selve gruppen. Det kan gøres på to måder:

• Klik på skraldespanden ud for hvert enkelt medlem [11] i gruppen
• Klik på [TILFØJ GRUPPEMEDLEM] [12] i den enkelte gruppe. I højre side under [Valgte] markerer man så alle (klik på den øverste på listen og hold [shift] knappen nede på tastaturet mens man klikke på den nederste på listen). Fjern derefter alle medlemmerne fra liste ved at klikke på [<] og afslut med at klikke på [OK]. Så kommer man tilbage på selve gruppen og skal klikke på lik på [OPDATÉR] [13] i bunden af siden.
• Se evt. denne video

Nu er gruppen tom og kan slettes i gruppeoversigten.