Endre medlemsstatus frem i tid

Med denne funksjonen kan man registrere en endring i medlemsstatus frem i tid. Dersom et medlem i oktober sier i fra at han/hun ønsker å melde seg ut, så kan man registrere at utmeldingen skal skje 01.01. året etter. Da vil medlemmet den dagen automatisk flyttes til Tidligere medlem, og evt spilleretter vil fjernes.  Man kan også registrere at medlemmet har et økonomisk utestående.  

Når man benytter denne funksjonen kan man ta ut rapporter på kommende og utførte endringer. 

Ved å bruke denne funksjonen får man da med alle medlemmer pr 31.12. ved tellingen i forbindelse med Idrettsregistreringen. 

For å kunne benytte funksjonen må man ha tilgang til Medlemmer og Endre Status. Rettigheter kan kun gis av en bruker som har rettigheter til å gi andre rettigheter. Rettigheter ligger under menyen KLUBB > RETTIGHETER.

Funksjonen endre status benyttes for til å kunne sette kommende statusskift på et medlem på en angitt dato. Det kan være skifte av fakturagruppe, statisk gruppe eller utmeldelse fra klubben.

Endre status finnes under menyen MEDLEMMER > ENDRE STATUS

Først får man frem en oversikt over kommende endringer. Disse kan man også slette eller endre dersom det er nødvendig. Nederst på siden kan man opprette ny endring ved å trykke på OPPRETT. 

For å søke frem personen som skal endres kan man enten søke på medlemsnummer i klubben eller vedkommendes navn.

Når man søker frem medlemmet som skal ha en fremtidig endring sjekker GolfBox om medlemmet allerede har en endring lagt inn. Dersom medlemmet ikke har noen kommende endringer trykker man igjen OPPRETT. Dersom medlemmet har en kommende endring kommer man rett inn på medlemmet for å redigere endringen man allerede ha laget.

Neste skritt er å velge hva som skal endres på en gitt dato på medlemmet. Først setter man dato for når endringer skal utføres. Deretter velger man hvilken endring som skal utføres. Sett hake i det feltet som skal endres. Dersom man velger å melde ut medlemmet (endre medlemsstatus til Tidligere medlem) får man også her en mulighet til å skrive en utmeldelsesgrunn.

Man kan endre både fakturagruppe og statiske grupper samtidig dersom man ønsker det.

Da skifte av fakturagruppe kan ha betydning for klubbens fakturering, er det et eget datofelt i malen under økonomi når man skal generere fakturagrunnlaget. Dersom det finnes kommende endring av fakturagruppe på et medlem som ligger til fakturering i malen kommer dette feltet frem.

Datoen man angir i ”Genereringsdato i forhold til status endring” tar høyde for hvilken status medlemmene har pr. den angitte dato. Det sees i den sammenheng ikke på hva som står i Fakturadato feltet.

Et eksempel kan være dersom man har en fakturadato 01.02.2012 og man har medlemmer som skifter fakturagruppe pr. 15.02.2012. Her skal man sette genereringsdatoen til å være 15.02.2012 så sjekker systemet om det ligger noen fakturagruppe eller utmeldelser som det skal tas høyde for. På den måten forsikres man om at det blir fakturert korrekt.

Under menyen Endre status > Rapporter får man ut rapporter på kommende status endringer og utførte statusendringer.