Veiledning KALENDER

Veiledningen er på dansk inntil videre.

Denne vejledning guider dig igennem opsætning af din kalender, oprettelse af tilgængeligheder (hvornår spillere kan booke tider), oprettelse af lektionstyper du underviser i, oprettelse af kurser og oprettelse af blokeringer i din kalender, hvor du er optaget på grund af andre ting.

GENERELLE KALENDER INDSTILLINGER

I den øverste menulinje i systemet er der en knap der hedder [Indstillinger] [1]. Her vælger hver enkelt ansatte hvordan den ansattes egen kalender skal se ud.

BEMÆRK... Det er nødvendigt at være logget ind som den enkelte ansatte for at ændre disse indstillinger.

[Interval varighed] [2] bestemmer hvornår spillere kan booke lektioner. Hvis indstillingen eks. er 5 min, kan spiller booke tider med start xx:00, xx:05, xx:10 osv. Omvendt hvis indstillingen er 30 min., kan der bookes på tiderne xx:00 og xx:30 hver time.

[Kalender start tid og slut tid] [3] skal sættes op som de absolutte yderpunkter man skal eller ønsker at stå til rådighed, og som en administrator kan booke, og må ikke forveksles med den "normale" arbejdsdag. Det styres af den ansattes tilgængelighed, som sættes op senere, og som vil være de perioder hvor spillere selv kan booke tider.

[Ugens første dag] [4] afgør hvilken dag der skal være den første i kalenderen.

[Åben for spillere fra og til] [5] bestemmer hvilket datointerval spillere selv kan booke tider.

KALENDER

I kalendervinduet får du et overblik over den enkelte ansattes kalender med visning af bookede lektioner, kurser og blokeringer. Kalendervisningen afspejler de generelle kalender indstillinger, som blev lavet i forrige trin, herunder interval varighed, start og slut tid samt første dag i ugen.

Det er muligt at se andre ansattes kalender ved at vælge dem i drop down menuen [1], og man kan bladre i kalenderen [2] eller vælge en dato i datovælgeren [3]. Det er også muligt at vælge hvilken type aftale, lektion, kursus eller blokering, man ønsker at have highlighted [4].

Det hvide område i kalendervisningen [5], er det tidsinterval den pågældende ansatte er tilgængelig for at spillere kan booke. De grå områder [6] kan ikke bookes af spillere, men kan fortsat bookes af en administrator. Se nærmere om tilgængeligheder i næste afsnit.

Hvis man laver mouse over på en aftale i kalenderen, folder den sig ud så man kan se yderligere information, herunder tidsinterval, navn på lektion/kursus, spillere på lektion/kursus og hvilket sted aftalen afholdes. Ud for spillerne på en lektion eller et kursus er en markering. Flueben [7] angiver at spilleren har betalt og udråbstegn [8] angiver at spilleren endnu ikke har betalt. For at registrere en betaling, skal man klikke ind på lektionen/kurset og vælge betaling ud for spilleren. (se vejledning til betaling).

TILGÆNGELIGHED

Tilgængeligheder er et udtryk for det tidsinterval en ansat skal være tilgængelig for at spillere kan booke tider, og en ansattes tilgængelighed illustreres ved det hvide område i kalendervisningen som beskrevet i foregående afsnit.

Det er muligt at have forskellige tilgængeligheder baseret på forskellige steder og perioder af året. Der er ingen grænse for, hvor mange tilgængeligheder hver ansatte kan have, og en tilgængelighed kan være en dag, en uge, en måned osv.

For at tilføje en tilgængelighed vælger man [Tilføj ny tilgængelighed] og udfylder navn, sted, synlighed samt hvilken ansatte eller udstyr tilgængeligheden skal gælde for. Derefter angiver man en start- og en slutdato for tilgængeligheden (maks 1 år) samt hvilke ugedage og tidsinterval der skal være tilgængelige.

BEMÆRK... Hvis ikke man opretter nogen tilgængeligheder, eller hvis de oprettede tilgængeligheder ikke er synlige, er det kun ansatte med administratorrettigheder til kalender som kan booke. Spillere kan ikke selv booke online.

BEMÆRK... Når man først har oprettet en tilgængelighed, kan man rette i det hele undtagen startdatoen. Hvis den pågældende ansatte skal have tilgængelighed tidligere end først oprettet, skal man enten oprette en ekstra tilgængelighed som slutter når den først oprettede tilgængelighed starter eller man kan slette den først oprettede tilgængelighed og oprette en ny.

LEKTION

Her skal man tilføje de forskellige lektioner som spillerne kan booke. Der er ingen grænse for antallet af lektioner, der kan sættes op.

For at tilføje en lektion trykker man på [Tilføj ny lektion].

[Basis Info] [1]:

[Rækkefølge] er et valgfrit felt. Feltet bestemmer i hvilken rækkefølge lektionerne skal vises for spilleren. Der sorteres ud fra en nummerisk værdi, hvilket vil sige at hvis man opretter to lektioner hhv. med værdien "1" og "2" i Rækkefølge, så vises lektionen med "1" øverst og lektionen med "2" nedenunder. Hvis der ikke udfyldes en værdi, sorteres lektionerne alfabetisk, hvilket ligeledes vil være tilfældet hvis to lektioner har samme værdi i feltet.

[Navn] er lektionens navn, som spilleren vil se når de søger på en lektion.

[Type] er en intern registrering, som kan bruges i forbindelse med eks. rapporter. Se Guide til RAPPORTER.

[Varighed] angiver hvor lang lektionen er for spilleren mens [Kalender varighed] angiver hvor meget tid der bliver blokeret i kalenderen før en anden spiller kan booke en lektion. Bruges eksempelvis hvis en ansat skal have noget tid til at komme fra en lektion til en anden.

[Synlig] afgør om en lektion er synlig eller ej for spilleren.

[Pris] udfyldes med beløb som lektionen koster.

[Minimum deltagere] og [Maks. deltagere] er en indikation af hvor mange deltagere der kan/skal være på en lektion. Hvis minimum er angivet til eksempelvis 2, så oprettes lektionen alligevel selvom der kun er 1 på lektionen, og det er op til træneren at bestemme om den skal gennemføres. Man har så blot et argument for eventuelt at aflyse lektionen.

[Lukkes] angiver hvor lang tid i forvejen en lektion skal bookes. Hvis lukketiden eksempelvis er 12 timer før, så skal en lektion til kl. 08:00 bookes senest kl. 20:00 aftenen før.

[Tillad værdikort] angiver om en lektion må betales med et værdikort.

[Farve] bestemmer hvilken farve lektionen skal vises med i kalendervisningen og kan hjælpe med at gøre kalendervisningen mere overskuelig.

[Synlighed i kalenderen for spilleren (valgfrit)] [2] bestemmer i hvilket datointerval spillerne skal kunne booke en specifik lektion. Hvis man eksempelvis har en meget billig lektion i en periode med lav belægning, så kan man oprette en lektion med begrænset synlighed, så den kun kan bookes i det valgte datointerval.

[Beskrivelse] [3] kan bruges til at angive en fri tekst som beskriver lektionen overfor spilleren.

Under [Ansatte] [4] angiver man hvilke trænere som tilbyder den specifikke lektion, og som dermed kan bookes af spilleren hos den pågældende træner.

Under [Udstyr] [5] markerer man hvis der er noget udstyr som skal bruges til den pågældende lektion. For at kunne tilknytte noget udstyr til en lektion, kræves det at udstyret er oprettet i opsætningen (se Guide til OPSÆTNING) samt at der er oprettet en tilgængelighed for udstyret (se forrige afsnit).

KURSER

For at oprette et eller flere kurser, vælger man [Tilføj nyt kursus].

[Basis info] [1] udfyldes på samme måde som ved oprettelse af lektion (se forrige afsnit), dog med et par enkelte forskelle.

Under [Kort info] er det muligt at skrive en tekst som spillerne kan se mens der i feltet [Internt notat] kan skrives en tekst som kun er tilgængelig for administratorer.

Indstillingerne i [Sammenhængende] [2], [Dato & varighed] [3] kombineret med [Gentagelse] [4] afgør hvor mange kurser der skal oprettes. Eksempler er vist nedenfor.

EKSEMPLER...

Opret enkelt kursus en mandag kl. 10:00-12:00

I [Dato & varighed] [3] sætter man start- og slutdato til at være den pågældende dato og sætter starttid til kl. 10:00 og sluttid til kl. 12:00. I [Gentagelse] [4] vælger man "Ingen", da det er et enkelt kursus som ikke skal gentages. I [Sammenhængende] [2] skal man ikke sætte nogen markering da der ikke er flere kursusdage. Nu oprettes et enkelt kursus i kursuskalenderen.

Opret enkelt kursus hver mandag i uge 1-4 kl. 10:00-12:00

I [Dato & varighed] [3] sætter man startdato til at være mandag i uge 1 og slutdato til at være mandag i uge 4. Starttid sættes til kl. 10:00 og sluttid til kl. 12:00. I [Gentagelse] [4] vælger man "Ugentligt" og sætter flueben i [Mandag], da kurset skal gentages hver mandag. I [Sammenhængende] [2] skal man ikke sætte nogen markering da der er tale om enkeltstående kurser hver mandag. Nu oprettes der fire kurser i kursuskalenderen, et på hver sin mandag. Når først kurserne er oprettet har de ingen forbindelse. Dvs. hvis de skal slettes igen, skal de slettes enkeltvis.

Opret sammenhængende kursus over fire mandage i uge 1-4 kl. 10:00-12:00

I [Dato & varighed] [3] sætter man startdato til at være mandag i uge 1 og slutdato til at være mandag i uge 4. Starttid sættes til kl. 10:00 og sluttid til kl. 12:00. I [Gentagelse] [4] vælger man "Ugentligt" og sætter flueben i [Mandag], da kurset skal gentages hver mandag. I [Sammenhængende] [2] sætter man flueben, idet der er tale om et sammenhængende kursus, hvor deltagerne er tilmeldt alle fire dage når de har tilmeldt sig. Nu oprettes der et enkelt kursus i kursuskalenderen, med fire underliggende kursusaftaler, en pr. kursusdag. Prisen som er sat på dette kursus gælder for hele kurset, og ikke pr. kursusdag.

Ovenstående er blot eksempler. Der kan laves mange andre indstillinger, specielt under [Gentagelse] [4], som giver et andet resultat.

[Ansatte] og [Udstyr] udfyldes på samme måde som ved lektioner (se forrige afsnit).

BLOKERING

En blokering er ugentlig eller daglig begivenhed, eksempelvis frokost eller en privat aftale såsom tandlægebesøg, som blokerer en pros tilgængelighed så der ikke kan bookes i tidsrummet.

En blokering oprettes på samme måde som kurser (se forrige afsnit). Dog oprettes der naturligvis ikke informationer omkring pris, deltagere o.lign, da en blokering ikke er noget som kan bookes. 

For at oprette en blokering, vælger man [Tilføj ny blokering] og udfylder Basis info, Dato & Varighed, Gentagelse samt hvem blokeringen skal gælde for.

EKSEMPEL... Nedenstående blokering er oprettet hver dag, inkl. lørdage, søndage og helligdage, i perioden 01-01-2017 - 31-12-207 i tidsrummet kl. 11:00 - 11:30 for den ansatte Mayer Senior.

Hvis man lægger en blokering ind i kalenderen, på et tidspunkt hvor der i forvejen er en anden aftale, får man at vide at blokeringen er i konflikt med eksisterende aftaler, og skal så vælge om man ønsker at overskrive eksisterende aftaler eller man vil respektere eksisterende aftaler, og blot lægge blokeringen ind hvor det ikke er konflikter.

Blokering - slette eller redigere via blokering

Når man har oprettet en blokering, bliver der lavet en aftale for hver enkelt dag blokeringen er lagt i kalenderen. Når man har oprettet blokeringen og klikker ind på blokeringen igen, vil der nu være en ny knap, [Aftaler] [1]. Ved at klikke på den vil de enkelte aftaler i blokeringen fremgå.

Ved at klikke på en blokeringsaftale, kan man nu slette eller redigere den pågældende blokeringsaftale, uden at påvirke de øvrige aftaler i samme blokering.

Blokering - slette eller redigere via kalender

En anden måde at slette eller ændre en enkelt blokeringsaftale, er ved at klikke på en blokering fra selve kalenderen. Så kommer man direkte ind i den pågældende blokeringsaftale, som man så kan slette eller redigere.

Relateret vejledning til opsætning og administration af GolfBox Protræner:

Guide til OPSÆTNING

For information om yderligere opsætning og administration af GolfBoxProtræner, se vores øvrige Vejledninger.