Vigtig information - Persondataforordningen (GDPR)

Kære GolfBox kunde

En kort oversigt nedenfor om GDPR, og hvad GolfBox gør på dette område.

Er dette ikke relevant for dig, så send venligst dette videre til den rigtige person hos jer.

Persondataforordningen (GDPR)

General Data Protection Regulation (GDPR) er en forordning fra Den Europæiske Union (“EU”), som træder i kraft den 25. maj 2018. Det er tiltrådt af alle EU-medlemsstater.

GDPR erstatter den eksisterende data-beskyttelseslovgivning med baggrund i EUs databeskyttelses-direktiv. Ændringerne under GDPR repræsenterer et omfattende eftersyn af EUs databeskyttelses-lovgivning og tager hensyn til den omfattende udvikling indenfor informationsteknologi og metoder for digital forvaltning, som er sket siden det eksisterende direktiv blev vedtaget i 1995.

Hvem er omfattet af GDPR?

GDPR er et lovkompleks som sætter krav til indsamling og håndtering af personlige data for personer.
Lovkomplekset fastlægger principperne for virksomheders data-håndtering, samt den enkelte persons rettigheder.

Specifikt gælder GDPR for:

• Dataansvarlige – organisationer der har et formål med at registrere og behandle persondata.
• Databehandlere – organisationer der håndterer persondata på vegne af den Dataansvarlige.
• Organisationer som opererer indenfor EU og organisationer udenfor EU, som tilbyder varer og/eller serviceydelser under anvendelse af EU borgeres data (uanset og det er gratis eller mod betaling) om individuelle personer indenfor EU.

I er den Dataansvarlige. (herefter ”I”, ”dig”, ”jer”, ”jeres”)

Enhver kunde, der anvender software fra GolfBox, uanset om man anvender hele GolfBox pakken, blot turneringssystemet eller blot ProPlanner etc., er Dataansvarlig for de data i har om jeres spillere, medlemmer og/eller kunder (samlet kaldet ”Datasubjekter”).

I skal som Dataansvarlig sikre jer, at I har lov til at indsamle og behandle de persondata, som I har om jeres Datasubjekter.

Som GolfBox kunde har I en licensaftale til GolfBox software, og I anvender GolfBox systemet og vores databaser til at opbevare data. GolfBox er således Databehandler for jer.

Hvordan GolfBox håndterer persondata, og med hvem vi deler persondata, skal reguleres i en aftale mellem os – en såkaldt Databehandleraftale. GolfBox kan sende data til andre parter efter at data er modtaget fra jer. Vi opbevarer data hos vores hosting partner, overfører data til unionsdatabasen, til finansielle systemer og/eller andre, afhængig af hvilke områder og moduler I anvender fra GolfBox. Vi overfører intet, uden at det er aftalt med jer.

I har en forpligtelse som Dataansvarlig til at informere Datasubjekter om jeres egen Privatlivspolitik, hvor det skal fremgå, hvilke data I har, formålet med at have data, hvordan vi behandler data og også at Datasubjekter kan anmode om at få oplyst hvilke data, der er registreret, samt at anmode om at blive ”glemt” i jeres systemer m.m.

Hver gang Privatlivspolitikken ændres skal I som Dataansvarlig informere Datasubjekter om, at dette er sket og henvise dem til den opdaterede Privatlivspolitik fx på jeres hjemmeside.

En Privatlivspolitik er en generel forpligtelse, der dækker alt persondata, som I behandler for jeres Datasubjekter og bør dække mere end blot GolfBox systemet. For de data, der er registreret i GolfBox kan teksterne fra vores Databehandleraftale anvendes og inkluderes i jeres egen Privatlivspolitik. For dele af GolfBox-modulerne stiller vi en samlet web-baseret tekst til rådighed for jer, som I kan indlejre online i Privatlivspolitikken fx på jeres hjemmeside.

I skal også overveje hvilke andre softwarelicenser I anvender fra andre firmaer, hvor I ligeledes skal have lavet en Databehandleraftale. Anvender I fx hele GolfBox-pakken og samtidig har licens til et økonomisystem, så skal der laves individuelle Databehandleraftaler med os begge. Hvis de to systemer skal arbejde sammen og udveksle data, skal det ske med instruktion fra jer til os om dette I Databehandleraftalen.

GolfBox sørger naturligvis for, at få Databehandleraftaler på plads med vores leverandører, eksempelvis vores hostingleverandør. Det vil i den databehandleraftale, som vi præsenterer for klubberne indarbejde oplysning om, hvilke underleverandører vi benytter.

Vores plan er at præsentere Databehandleraftalen for jer og have underskrifter på plads inden 25. maj 2018.

Er der spørgsmål så kontakt os gerne på [e-mail] 

.......................................................
Med venlig hilsen

GolfBox GDPR Team