Quick Guide til Opkrævninger via E-conomic.

BEMÆRK... Menuerne i E-conomic ændrer sig engang imellem, og der kan også være forskel på hvilke menuer den enkelte klub har i E-conomic. Denne Quick Guide er vejledende med forbehold for ændringer i menuer mm. i E-conomic.

1. Medlemmer meldes ud eller flyttes til de korrekte fakturagrupper (Junior til Ungsenior, aktiv til passiv osv.)
   
   
2. Opdatér eksisterende skabeloner (KLUB -> ØKONOMI -> SKABELONER) med tekst, beløb og dato. Opret evt. Nye skabeloner. Husk at forfaldsdato er skal være ens og over et månedsskifte, for at PBS kan kræve op samlet.
   
   
3. Generér betalingerne i de skabeloner som skal opkræves. Dette skal gøres 1 efter 1. Evt. Ændringer af beløb på enkelte medlemmer kan nu rettes til. Dette gøres på fanebladet Økonomi inde på hver enkelt medlem.
   
   
4. Når alle skabeloner er genereret, bør du tjekke om alle er blevet faktureret.
   Klik på UDESTÅENDE
   Klik på knappen IKKE FAKTUREDE
   Gennemgå listen i Excel. Er der medlemmer der skulle have været faktureret, må du finde ud af hvorfor de ikke er blevet det.
   
   
5. Før der eksporteres til e-conomic er det VIGTIGT at tjekke om e-conomic er klar til importen.
   Først skal du tjekke om området Igangværende faktura er tomt. Her bør du ikke have nogle faktura liggende, da de kan blande sig med dem der kommer fra GolfBox og risikoen for at de bliver bogført og sendt med til PBS er stor. Så slet eller bogfør det der måtte være der.
   Derefter skal du tjekke alle ALLE GolfBox kunder har den samme betalingsbetingelse på kontokortet. Hvis ikke, vil de få forskellige forfaldsdatoer og den fil der senere skal sende til PBS kan fejle.
   
   E-conomic har lavet en video vejledning for hvordan du nemt kan trække alle dine kunder ud til en Excel fil og tjekke om betalingsbetingelsen er ens for alle GolfBox kunder (kundegruppen)
   
6. Når alle er faktureret klik ind på Eksporter. Udskriv denne side med CTRL + P
   
   
7. Eksporter betalingerne til E-conomic
   Gå til KLUB -> ØKONOMI -> EKSPORTER
   Vælg LOG PÅ E-CONOMIC
   Når du er logget på E-conomic skal du finde menuen med GolfBox for at danne forbindelsen tilbage til GolfBox. Det er først når dette er sket, at "EKSPORTER" knappen i GolfBox bliver aktiv. Menuen med GolfBox i Economic vil typisk ligge under fanen "REGNSKAB" og så som undermenu til en af menuerne i venstre side.
   Når man klikker på GolfBox i E-conomic, bliver man nu dirigeret retur til GolfBox og eksporter knappen er nu aktiv og der kan eksporteres til Economic.
   
   Hvis eksporten fejler er det typisk to ting du skal kigge på
   Der er oprettet en vare i GolfBox som ikke er blevet oprettet i e-conomic
   Fakturadato er sat på et regnskabsår som endnu ikke er åbner.
   
   
8. Filerne bliver nu læst ind i IGANGVÆRENDE FAKTURAER (under FAKTURA). Opkrævninger med samme forfalds dato bliver samlet på 1 faktura. Dette kan tage et stykke tid. Alle debitorer bliver oprettet samtidig med oprettelse af fakturaer.
   Tjek at summen i kassekladen er lig med summen i GolfBox.
   
   
9. GEM filen IGANGVÆRENDE FAKTURAER (dette bruges som kassekladde - Valgfrit).
   
   
10. Bogfør alle fakturaer
    VIGTIGT
    Undlade at ændre fakturadatoen i bogføringsvinduet - fjern hakket
    Vis ikke faktura - fjern hakkt
    Vælg KUN BOGFØR, hvis du efterfølgende vil sende opkrævningerne via PBS.
    
    
11. Gå til PBS og dan PBS filen (typisk nok at bruge fakturadatoen eller forfaldsdatoen som parametre).
    Tjek at sumtallet stadig matcher tallet i GolfBox.
    Hvis der er en difference kan det skyldes at du har medlemmer der bor i udlandet.
    Faktura til disse medlemmer kan ikke sendes til PBS.
    
    
12. Gem PBS filen på PC’en.
    
    
13. Log på PBS - https://www.betalingsservice.dk/erhverv/selvbetjening 
    Læs vejledning fra Betalingsservice
    
    
14. Send PBS fil til PBS.
    
    
15. Afvent fil om at betaling er accepteret. Når filen er accepteret er opkrævningerne fuldført.