Vejledning til Event modulet

Vejledning

Event-modulet

Inden Event-modulet kan tages i brug skal følgende ting være sat op.

Varekartoteket (KLUB -> ØKONOMI -> VAREKARTOTEK)

Hver vare, som skal bruges i Event-modulet, skal have et flueben, der gør det tilgængeligt i Event-modulet.

Når alle varer er valgt, er Event-modulet klar til at blive taget i brug.

Når man først klikker på Event-modulet på KLUB > EVENTS, får man et tomt oversigtsbillede. Det første man bør gøre er at oprette sine kategorier og status-værdier for de forskellige events. Nye kategorier og status-værdier kan altid tilføjes senere.

Klik på KATEGORIER og opret de kategorier, der skal bruges – eksempelvis Company Day, Golf for sjov, Clinic, osv.

Klik derefter på STATUS og opret alle de status-værdier, der vil blive brug for i et event-forløb. Det kunne eks. være ”Event startet”, ”Tilbud sendt”, ”Tilbud bekræftet”, ”Deltagernavne modtaget”, ”Event slut” osv.

Inden der oprettes en ny event, skal man sikre sig at kunden er oprettet. Hvis ikke, skal kunden oprettes under MEDLEMMER > OPRET NYT MEDLEM.

Klik på OPRET NY og den nye event kan registreres. Indtast kunde-nummeret. Hvis nummeret ikke kan huskes, trykkes der på medlemssøgning og der kan nu søges på navn.

Udfyld kategori, evt. Intern og Ekstern data samt evt. Ankomst- og Afrejse-tidspunkt.

Derefter trykkes der på GEM.

Nu er eventen oprettet, og der skal nu tilføjes aktiviteter, kontakt info, samt anden information til eventen. Dette gøres ved at klikke på den aktuelle event på listen.

Under GENERELT kan man ændre status samt intern og ekstern tekst. Man kan også tilføje eventen til kalender-modulet, så det bliver synligt i GolfBox for klubmedlemmerne samt evt. på Golf-TV samt på hjemmesiden, skulle man have webservice-integration.

Under KUNDE kan vi ændre ankomst- og afrejse-information, samt tilføje kontaktpersoner til eventen.

Under AKTIVITETER tilføjes aktiviteter, det kunne være ”Morgenmad”, ”Turnering”, ”Frokost” osv. Aktiviteterne bruger varekartoteket, så det er nu vigtigt, at varerne er oprettet i varekartoteket. Klik på TILFØJ for at tilføje en aktivitet.

Udfyld de relevante informationer og tryk på GEM.

Varer og evt. bookinger kan nu tilføjes.

 

 Har man varer som også bliver brugt i forbindelse med udvidet tidsbestilling, vil disse varer skulle tilføjes som ekstra under bookingerne. Dette kunne eks. være en buggy.

 Når vi har oprettet flere forskellige events, kan vi sortere oversigten på både kategori samt status.

Udskrifter:

Der findes på oversigt siden en udskriftsmulighed for at udskrive listen af events for et specifikt datointerval – når man klikker på udskriv, vil man blive spurgt om man vil udskrive tomme dage. Denne udskrift åbner i Word og man kan nu manipulere filen manuelt, skulle man have lyst til det.

På aktivitetssiden inde på eventen, man må få 2 udskrifter – en intern udskrift som indeholder både interne samt eksterne kommentarer, samt en ekstern udskrift som kun indeholder eksterne kommentarer.